118272018.06.04
举办国际学术会议是扩展国际学术合作的重要形式，对促进我校科学研究和人才培养，提升我校在国内外的学术地位，提高办学的国际化水平，推进我校“双一流”建设具有积极作用。为规范举办国际会议的管理工作，提高举办国际会议的效益，特制定本指南。
国际会议释义
本指南的所称的国际会议是指在我国境内（不含港、澳、台地区）由我校主办、合办或承办的有一定数量国外代表出席的会议、论坛、研讨会、报告会、交流会及国际合作项目工作会议等活动。双边会议也属于国际会议范畴。
举办国际会议需保证有一定比例的国外代表出席，国外代表占会议总人数比例一般不能低于1/6。
举办国际会议的管理规定
国家对举办国际会议实行审批管理，未经批准不得举办或承诺举办国际会议。
原则上不得实行固定年会或与外方轮流开会机制，不得在同一时间或短时间内举办主题相同或类似的国际会议，无实质性内容的国际会议一律不得举办。原则上不得跨地区、跨系统举办国际会议。
举办国际会议的申请一事一报。
举办国际会议申报程序
举办国际会议的报批工作由学校国际合作与交流处负责。
国际会议审批流程包括年度预报和会前立项两个步骤。
严格执行预报制度。举办国际会议须提前预报计划。预报并审核通过后，才能对外申请承办国际会议或发出会议一号通告。国际会议在每年11月20日前进行预报，国际合作与交流处将在此日期之前通过学校电子邮件系统向全校教师群发通知，有意向举办国际会议者可通过填写《举办（含申办、承办、合办）国际会议计划表》预报计划。
只有经过预报的会议，才能进行立项审批。但不涉及敏感政治问题、外宾人数在30人以下的小型自然科学技术类国际会议，可省略预报环节。
及时申请会议立项。已预报过的国际会议和不需预报的小型国际会议，须在会议召开前至少4个月向学校国际合作与交流处提交立项申请报告，并由国际合作与交流处报教育部审批。在筹备工作进展顺利的情况下，建议尽可能早申请立项。
立项申请应包括以下内容：
会议中、英文全称及简称，举办日期、会期、地点，主办单位、合办单位、协办单位、委托承办单位名称（国外单位应注明中外文全称），与会人员范围、会议规模、外宾人数；
会议的主题、议题和主要内容；
举办国际会议的必要性、预期目的、利弊分析、举办单位对举办该国际会议要写出明确意见；
拟邀请的主要中、外方人员姓名、单位、职务；
在了解并审核有关境外国际组织（包括主办、合办、协办、委托承办单位和资助经费单位）真实意图后须附上相关说明及其背景资料（名称须中英文，内容包括该国际组织的章程、组织机构、政治背景、对华态度、历次活动及成员有无“一中一台”或“两个中国”问题）；
涉及敏感问题的国际会议一般规模不大，应尽可能列出所有与会的中、外方人员中（英）文姓名、单位、职务和论文题目。
经费筹集与使用
会议所需经费由举办单位自筹解决，学校择优在事后给予部分支持。本着“以会养会”的原则，应收取与会人员的注册费或通过其他渠道争取资助或赞助。举办国际会议应强化预算、厉行节约、加强监督、注重绩效。
网上申报和总结
教育部已设立了“中国教育系统学术会议云平台”，网址：
http://econf.hust.edu.cn/。申请国际会议立项时，在向国际合作与交流处提交立项申请的同时，应在该系统内进行申报。
申请者需先以本人的学校邮箱地址作为用户名进行网上注册，然后才能进入系统填写有关内容。会议结束后，在规定的时间内在系统内进行总结。
国际合作与交流处
2018年6月
